Heute nennt man den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments „Output Management“: Von der Erzeugung eines Dokuments über die Weiterver- und -bearbeitung bis hin zur Übergabe an den Adressaten oder die Ablage, bis hin zur Archivierung von Informationen.
Jedoch hat jede Branche unterschiedliche Anforderungen und Arbeitsbedingungen! So lassen Regeln oder Abläufe von Behörden oder Verwaltungen zum Beispiel nicht einfach auf Krankenhäuser übertragen.
Im Klinikalltag werden beträchtliche Mengen von Dokumenten hergestellt. Das oft in unterschiedlichen Gebäuden und Einrichtungen, die weit voneinander entfernt sind. So gibt es manchmal keinen Zugang zu Druckern und nicht überall sind die Geräte vernetzt. Das widerspricht dem Grundsatz, dass die Infrastruktur rund um die Uhr verfügbar sein sollte.
Letztlich rauben nicht standardisierte Arbeitsabläufe und nicht kompatible Systeme unnötige Zeit, die den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei Ihren Kernaufgaben fehlt. Es gilt, diesen Prozess zu optimieren, um so Zeit und Geld zu sparen und gleichzeitig die Qualität der Arbeit zu steigern.
Das richtige Output Management für die digitale Transformation!
Zunächst muss die Ausgangsituation analysiert werden: Wer druckt was, mit welchem Gerät, an welchem Standort? Wer kümmert sich um die Materialversorgungen und die Störungen?
Vor allem müssen die Kosten analysiert werden um aus dem Gesamten Vorschlägen abzuleiten. Rund um den Dokumentenoutput gibt es zahlreiche Verbesserungsvorschläge:
Das reicht von der Reduzierung der Geräte bis hin zu einer Standortoptimierung. So führt eine einheitliche Infrastruktur, unter anderem durch optimierte Materialversorgung und Verbrauchskontrolle, zur Reduzierung der Verbrauchskosten. Auch wird die Verbrauchsmaterialienvielfalt durch Verwendung von weniger Standardgerätekonfigurationen sowie die Gerätekosten durch eine angepasste Systemausstattung verringert.
Auch lässt sich durch diesen Prozess die Transparenz der Gerätenutzung erhöhen und es können zusätzlich erweiterte Funktionalitäten, ein durchgängiges Management und einheitliche Bedienungen der Geräte erreicht werden.
Gerne helfen wir Ihnen dabei den Weg in die digitale Zukunft zu beschreiten.
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